CHÍNH SÁCH CHỐNG RỬA TIỀN (AML)

Các Định Nghĩa Chung

Nhằm mục đích của Hướng Dẫn này, trừ khi ngữ cảnh quy định khác đi:

“Chủ Sở Hữu Thụ Hưởng” nghĩa là một thể nhân hoặc những người mà sở hữu cuối cùng hoặc kiểm soát một khách hàng hoặc một thể nhân để đại diện cho họ thực hiện giao dịch và bao gồm những người thực hiện quyền kiểm soát thực tế cuối cùng đối với pháp nhân hoặc một thỏa thuận; 

“Mối Quan Hệ Kinh Doanh” nghĩa là sự thỏa thuận giữa một người và ZFX nhằm mục đích chính là tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao dịch kinh doanh thường xuyên hoặc không thường xuyên giữa ZFX và người đó.

 “Khách Hàng” liên quan đến giao dịch hoặc tài khoản, bao gồm— Bản Bổ Sung Số 92 vào Công Báo [ngày 6 tháng 3 năm 2020] (a) người đứng tên trên một giao dịch hoặc tài khoản được sắp xếp, mở hoặc thực hiện cho người đó; (b) người ký kết khi giao dịch hoặc ký tên trên tài khoản; (c) bất kỳ người nào mà giao dịch đã được chỉ định là thực hiện cho họ hoặc được chuyển đến cho họ; (d) bất kỳ người nào được ủy quyền thực hiện giao dịch; hoặc (e) người khác theo quy định của pháp luật;

“Công Ty”  nghĩa là bất kỳ pháp nhân được liệt kê dưới đây:

Zeal Capital Market (Seychelles) Limited được thành lập tại Seychelles có số đăng ký 8422618-1 và Giấy Phép Đại Lý Kinh Doanh Chứng Khoán SD027

“CRO” nghĩa là Tuân Thủ   

“Luật” nghĩa là ĐẠO LUẬT CHỐNG RỬA TIỀN VÀ TÀI TRỢ KHỦNG BỐ NĂM 2020 (Đạo luật Số 5 năm 2020)

 “Hướng Dẫn” nghĩa là Hướng Dẫn Quy Trình và Quản Lý Rủi Ro của Công Ty.

“ML” nghĩa là rửa tiền. 

“Rửa Tiền và Tài Trợ Khủng Bố” là hành vi phạm tội được định nghĩa trong phần 3,4 và 5 của Luật.

“TF” nghĩa là tài trợ khủng bố. 

Giới Thiệu

Mục đích của Hướng Dẫn này là trình bày thực tiễn hoạt động nội bộ, các biện pháp, thủ tục và kiểm soát liên quan đến việc chống Rửa Tiền và Tài Trợ Khủng Bố của Công Ty. 

Hướng Dẫn này được cán bộ tuân thủ và báo cáo (sau đây gọi là “CRO”) phát triển và cập nhật định kỳ dựa trên các nguyên tắc chung do Hội Đồng Quản Trị của công ty (sau đây gọi là “Hội Đồng Quản Trị”) đưa ra liên quan đến phòng chống Rửa Tiền và Tài Trợ Khủng Bố. Tất cả các sửa đổi và/hoặc thay đổi đối với Hướng Dẫn này phải được Hội Đồng Quản Trị chấp thuận.

Hướng Dẫn này sẽ được CRO phổ biến cho mọi người lao động của công ty bao gồm những người lao động quản lý, giám sát hoặc kiểm soát các giao dịch của Khách Hàng theo mọi hình thức và có trách nhiệm áp dụng các thông lệ, biện pháp, thủ tục và kiểm soát đã được xác định trong Hướng Dẫn này. Hướng Dẫn này đã được soạn thảo để tuân thủ các quy định của Luật.

Áp Dụng Hướng Dẫn 

Hướng Dẫn này áp dụng cho tất cả các loại dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng của công ty cũng như các giao dịch của công ty liên quan tới Khách Hàng của mình, bao gồm nhưng không giới hạn các giao dịch mua bán ngoại hối, không nhằm mục đích chuyển giao ngoại tệ đã thỏa thuận hoặc phần lớn là không thanh toán bằng tiền mặt, bất kể quy mô tài khoản của Khách Hàng và tần suất giao dịch.

Liên quan đến vấn đề này, CRO chịu trách nhiệm cập nhật Hướng Dẫn để tuân thủ các yêu cầu trong tương lai của Luật, nếu có, liên quan đến các thủ tục thẩm định đang được áp dụng cho Khách Hàng giao dịch nhưng không giới hạn các giao dịch mua bán ngoại hối với công ty.

Trách Nhiệm của Hội Đồng Quản Trị

Trách nhiệm của Hội Đồng Quản Trị liên quan đến việc phòng chống Rửa Tiền và Tài Trợ Khủng Bố bao gồm:

Xác định, ghi nhận và phê duyệt các nguyên tắc chính sách chung của công ty liên quan đến việc phòng chống Rửa Tiền và Tài Trợ Khủng Bố và thông báo các nguyên tắc này cho CRO.

Chỉ định một CRO chịu trách nhiệm chung về việc tuân thủ AML/CFT.

Phê duyệt Hướng Dẫn

Đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu liên quan của Luật đều được áp dụng và đảm bảo rằng các hệ thống và biện pháp kiểm soát thích hợp, hiệu quả, đầy đủ đã được triển khai để đạt được yêu cầu nêu trên.

Đảm bảo rằng CRO và trợ lý của CRO, nếu có, và và bất kỳ người nào khác được giao nhiệm vụ thực hiện các thủ tục phòng chống Rửa Tiền và Tài Trợ Khủng Bố (tức là nhân sự của Phòng Hành Chính/Bộ Phận Văn Phòng), có quyền truy cập đầy đủ và kịp thời vào tất cả dữ liệu và thông tin liên quan đến danh tính của Khách Hàng, tài liệu giao dịch (nếu có) và các tệp và thông tin liên quan khác, để được tạo điều kiện thuận lợi trong việc thực hiện hiệu quả nhiệm vụ được nêu trong Hướng Dẫn này. 

Thiết lập một chuỗi báo cáo rõ ràng và nhanh chóng, mà dựa vào báo cáo đó các thông tin liên quan đến các giao dịch đáng ngờ được chuyển ngay cho CRO, trực tiếp hoặc thông qua các trợ lý của CRO, nếu có, và phải thông báo cho CRO theo các quy định rõ ràng trong Hướng Dẫn.

Đảm bảo rằng CRO và Trưởng Phòng Hành Chính/Bộ Phận Văn Phòng có đủ nguồn lực, bao gồm đội ngũ nhân viên có năng lực và thiết bị công nghệ, để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ của mình.

Trách Nhiệm của Nhân Viên Tuân Thủ và Báo Cáo 

CRO sẽ có cấp bậc cao hơn trong cơ cấu tổ chức của công ty để thực hiện các quyền hạn cần thiết. Ngoài ra, CRO sẽ là người đứng đầu hướng dẫn các quy trình và thủ tục Tuân Thủ về Rửa Tiền của công ty và báo cáo cho Ban Quản Lý Cấp Cao. CRO cũng sẽ có quyền truy cập vào tất cả các thông tin liên quan cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình.

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình và kiểm soát việc tuân thủ Luật của công ty, CRO sẽ thu thập và sử dụng dữ liệu, thông tin và báo cáo do các tổ chức quốc tế phát hành.

CRO sẽ có các nhiệm vụ sau:

Thiết lập và duy trì sổ tay các thủ tục tuân thủ;

Thiết lập chức năng đánh giá để kiểm tra các thủ tục và hệ thống AML/CFT;

3. Chịu trách nhiệm chung đối với tất cả các STR, Khi ZFX xác định được một giao dịch hoặc dịch vụ là đáng ngờ, cán bộ báo cáo và tuân thủ (CRO) phải kiểm tra các hồ sơ liên quan để xác nhận xem có cơ sở hợp lý để nghi ngờ dịch vụ hoặc giao dịch đó có thể có liên quan, trực tiếp hoặc gián tiếp, đến việc thực hiện hành vi phạm tội nghiêm trọng (bao gồm rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố) hay không. Đây là ngưỡng để thực hiện nghĩa vụ STR cốt lõi theo Điều 10 của Đạo Luật AML; và

4. Đảm bảo tất cả các cán bộ, nhân viên và đại lý/đại diện:

(i) được CRO và các nhân viên thích hợp khác sàng lọc trước khi tuyển dụng;

(ii) được đào tạo để phát hiện các giao dịch và xu hướng đáng ngờ và các rủi ro cụ thể liên quan đến rửa tiền và tài trợ khủng bố; và

(iii) tuân thủ tất cả các nghĩa vụ liên quan theo các quy định pháp luật AML/CFT và hướng dẫn tuân thủ nội bộ.

Việc giám sát liên tục các tài khoản và giao dịch của Khách Hàng là một yếu tố cấp thiết để kiểm soát hiệu quả rủi ro Rửa Tiền và Tài Trợ Khủng Bố. Về vấn đề này, CRO chịu trách nhiệm duy trì cũng như phát triển quy trình giám sát đang áp dụng của công ty.

 Trách Nhiệm của Kiểm Toán Viên Nội Bộ

Để chống Rửa Tiền và Tài Trợ Khủng Bố, Kiểm Toán Viên Nội Bộ có các nghĩa vụ cụ thể sau đây:

1. Tối thiểu hằng năm, Kiểm Toán Viên Nội Bộ phải rà soát và đánh giá tính phù hợp, hiệu quả và đầy đủ của các chính sách, thông lệ, biện pháp, thủ tục và cơ chế kiểm soát được áp dụng để phòng chống việc Rửa Tiền và Tài Trợ Khủng Bố được đề cập trong Hướng Dẫn này.

2. Các phát hiện và quan sát của Kiểm toán viên nội bộ, liên quan đến điểm (1) ở trên, sẽ được đệ trình trong một biểu mẫu báo cáo cho Hội Đồng.

 Phương Pháp Tiếp Cận Dựa Trên Rủi Ro (RBA) Luồng Công Việc Thẩm Định Khách Hàng (CDD) 

Cách tiếp cận dựa trên rủi ro có nghĩa là ZFX sẽ xác định, đánh giá và am hiểu các rủi ro ML/TF mà ZFX gặp phải và sẽ thực hiện các biện pháp AML/CFT tương ứng với những rủi ro đó để quản lý và giảm thiểu rủi ro một cách hiệu quả.

Theo RBA, ZFX sẽ tìm cách xác định, đánh giá và am hiểu các rủi ro ML/TF của mình liên quan đến:

Các khách hàng của ZFX;  

Các quốc gia hoặc vùng lãnh thổ của khách hàng hoặc nơi khách hàng tọa lạc; 

Các quốc gia hoặc vùng lãnh thổ mà AI có hoạt động; và  

Các sản phẩm, dịch vụ, giao dịch và kênh phân phối của AI.

Thẩm định khách hàng (CDD), theo định nghĩa trong Quy Định AML, có bốn thành phần chính:

Xác định khách hàng, bao gồm bất kỳ người nào đại diện cho một khách hàng không phải là cá nhân và phải xác minh danh tính của những người này;

Khi khách hàng không phải là chủ sở hữu thụ hưởng, xác định chủ sở hữu thụ hưởng và thực hiện các biện pháp hợp lý để xác minh danh tính của chủ sở hữu thụ hưởng;

thu thập đủ thông tin về bản chất của mối quan hệ kinh doanh và hoạt động kinh doanh của khách hàng hoặc chủ sở hữu thụ hưởng để xác định các giao dịch phức tạp hoặc bất thường hoặc các mẫu giao dịch và hoạt động có rủi ro cao khác; và

tiến hành các biện pháp hợp lý để xác định mục đích của các giao dịch một lần (được định nghĩa trong r 5 là các giao dịch ngoài mối quan hệ kinh doanh hiện tại vượt quá 100.000 R hoặc 50.000 R bằng tiền mặt, cho dù trong một hoặc một số hoạt động liên kết) và nguồn gốc và nơi nhận cuối cùng của tất cả các lần chuyển tiền.

Phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro đang được công ty áp dụng và tuân thủ được mô tả trong Hướng Dẫn này, có các đặc điểm chung sau:

Nhận thức được rằng nguy cơ rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố thì khác nhau giữa các khách hàng, quốc gia, dịch vụ và công cụ tài chính. 

Cho phép Hội Đồng Quản Trị phân biệt giữa các Khách Hàng của công ty theo cách thức phù hợp với rủi ro của hoạt động kinh doanh cụ thể của khách hàng.

Cho phép Hội Đồng Quản Trị áp dụng cách tiếp cận của riêng mình trong việc xây dựng các chính sách, thủ tục và kiểm soát nhằm đáp ứng các hoàn cảnh và đặc điểm cụ thể của công ty.

Giúp tạo ra một hệ thống hiệu quả hơn về mặt chi phí. 

Xác định và đánh giá các rủi ro về Rửa Tiền và Tài Trợ Khủng Bố phát sinh từ các Khách Hàng cụ thể hoặc loại Khách Hàng, các công cụ tài chính, dịch vụ và khu vực địa lý hoạt động cụ thể của Khách Hàng.

Quản lý và giảm thiểu các rủi ro đã được đánh giá bằng cách áp dụng các biện pháp, thủ tục và kiểm soát phù hợp và hiệu quả.

Giám sát liên tục và cải tiến hoạt động hiệu quả của các chính sách, thủ tục và kiểm soát.

Giám sát liên tục

Giám sát liên tục có hai thành phần chính:

Xem xét kỹ lưỡng các giao dịch để đảm bảo giao dịch nhất quán với hoạt động kinh doanh, hồ sơ rủi ro và nguồn tiền/tài sản của khách hàng; và

Luôn cập nhật tất cả thông tin và tài liệu CDD

Các quốc gia/vùng lãnh thổ bị trừng phạt và rủi ro cao

Công ty sẽ tham khảo danh sách tên và quốc gia của UN, EU, FATF và Hoa Kỳ khi xác định mức độ rủi ro các đối tác của mình.

 Thủ tục Nhận Diện Khách hàng

CRO phải đảm bảo rằng các tài liệu và thông tin phù hợp liên quan đến các trường hợp sau sẽ được thu thập hợp lệ, nếu có và phù hợp:

Tất cả các thủ tục nhận diện và xác minh, bao gồm cả thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài, phải được lập thành văn bản và lưu giữ dưới dạng hồ sơ theo Đạo Luật AML.

Trước tiên, ZFX phải xác nhận rằng ZFX có đang giao dịch với một người thực tế hay không (tự nhiên hoặc theo luật định) hay không và bất kỳ người có mục đích hành động thay mặt cho một khách hàng hoặc khách hàng không phải là cá nhân đều phải được ủy quyền hợp phù hợp.

ZFX cần thực hiện các bước cần thiết để xác định chủ sở hữu thụ hưởng hoặc chủ sở hữu của tài sản trong mối quan hệ hoặc giao dịch dự kiến và đưa ra các yêu cầu thích hợp liên quan đến mục đích và bản chất của mối quan hệ hoặc giao dịch đó.

Phải có các giấy tờ do các chính phủ có uy tín cấp (ví dụ: chứng minh nhân dân và hộ chiếu). Nếu có thể, nên giữ lại các bản sao của các tài liệu chứng minh. Ngoài ra, các số tham chiếu và các chi tiết liên quan khác phải được ghi lại đầy đủ.

Trường hợp ZFX không thể xác định và xác minh danh tính của khách hàng tiềm năng và tất cả các chủ sở hữu hưởng lợi có liên quan theo Quy Định của AML, ZFX nên (a) không thiết lập (hoặc chấm dứt) bất kỳ mối quan hệ kinh doanh nào, (b) từ chối thực hiện bất kỳ giao dịch nào, và (c) thực hiện một STR ngay lập tức cho FIU.

 Dựa vào Người Thứ Ba để Nhận Dạng Khách Hàng và Mục Đích Thẩm Định   

Công ty có thể dựa vào người thứ ba để thực hiện các thủ tục xác định và thẩm định Khách Hàng, với điều kiện là:

Người thứ ba cung cấp ngay lập tức tất cả dữ liệu và thông tin, những dữ liệu và thông tin này phải là bản sao có chứng thực của bản chính, được thu thập trong quá trình áp dụng các thủ tục xác minh và thẩm định Khách Hàng.

Công ty áp dụng các biện pháp thẩm định thích hợp đối với người thứ ba liên quan đến việc đăng ký nghề nghiệp của họ và các thủ tục và biện pháp được áp dụng từ người thứ ba để ngăn chặn Rửa Tiền và Tài Trợ Khủng Bố. CRO phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện các quy định nêu trên.

Giao Dịch Đáng Ngờ

Định nghĩa về một giao dịch đáng ngờ cũng như các loại giao dịch đáng ngờ có thể được sử dụng cho Rửa Tiền và Tài Trợ Khủng Bố hầu như không giới hạn. Một giao dịch đáng ngờ thường sẽ là một giao dịch không phù hợp với các hoạt động kinh doanh hợp pháp của Khách hàng hoặc không phù hợp với hoạt động cá nhân hoặc hoạt động kinh doanh bình thường của tài khoản cụ thể hoặc nói chung là không phù hợp với hồ sơ kinh tế mà công ty đã tạo cho Khách Hàng. Công ty phải đảm bảo duy trì thông tin đầy đủ và biết đủ về các hoạt động của Khách Hàng để kịp thời nhận ra rằng một giao dịch hoặc một nhóm các giao dịch là bất thường hoặc đáng ngờ.

Để xác định các giao dịch đáng ngờ, CRO phải tiến hành những hoạt động sau đây:

Theo dõi liên tục mọi thay đổi về tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh, loại giao dịch của Khách Hàng.

Giám sát liên tục nếu bất kỳ Khách Hàng nào tham gia vào bất kỳ hoạt động nào được mô tả trong danh sách dưới đây về những hành vi có thể cấu thành các giao dịch/hoạt động đáng ngờ liên quan đến Rửa Tiền và Tài Trợ Khủng Bố.

 Khi ZFX xác định được một giao dịch hoặc dịch vụ là đáng ngờ, cán bộ báo cáo và tuân thủ (CRO) phải kiểm tra các hồ sơ liên quan để xác nhận xem có cơ sở hợp lý để nghi ngờ rằng dịch vụ hoặc giao dịch đó có thể liên quan, trực tiếp hoặc gián tiếp, đến việc thực hiện hành vi phạm tội nghiêm trọng (bao gồm rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố) hay không.

Nếu sau khi hoàn thành việc xem xét này, CRO quyết định rằng có cơ sở hợp lý để nghi ngờ, thì CRO phải ngay lập tức đưa ra một STR cho FIU. Tất cả các STR phải được thực hiện trong vòng hai ngày làm việc kể từ khi phát sinh nghi ngờ (hoặc hiểu biết) liên quan.

Trong trường hợp ZFX đã thực hiện STR liên quan đến một dịch vụ hoặc giao dịch liên quan đến tài sản thuộc quyền sở hữu hoặc kiểm soát của ZFX, pháp nhân sẽ tự động bị cấm cung cấp dịch vụ hoặc bị cấm tiếp tục giao dịch trong 10 ngày làm việc kể từ ngày STR được thực hiện, trừ khi có sự đồng ý bằng văn bản của FIU (theo mục 10(1)(d) của Đạo Luật AML). Sau khoảng thời gian 10 ngày đó, trừ khi FIU đưa ra chỉ thị phong tỏa hành chính theo điều 10(4) của Đạo Luật AML, ZFX có thể tiếp tục thực hiện dịch vụ hoặc giao dịch. Tuy nhiên, nếu một dịch vụ hoặc giao dịch diễn ra sau đó trên thực tế cấu thành tội rửa tiền, thì việc lập STR ban đầu sẽ không phải là biện pháp bảo vệ cho bất kỳ người nào có yếu tố chủ quan của tội phạm cần thiết. 

Rửa Tiền 

Một người phạm tội rửa tiền nếu biết hoặc tin rằng tài sản là hoa lợi hoặc thể hiện cho hoa lợi thu được từ hành vi phạm tội hoặc coi thường về việc tài sản đó có phải là hoa lợi hoặc thể hiện cho hoa lợi có từ hành vi phạm tội hay không, thì người đó, nếu không có quyền hạn hoặc lời bào chữa hợp pháp (trách nhiệm chứng minh thuộc về người đó) đã: 

Chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc xử lý tài sản, hoặc loại bỏ nó; 

Che giấu hoặc ngụy tạo bản chất thực, nguồn gốc, vị trí, định đoạt, di chuyển hoặc quyền sở hữu của tài sản hoặc bất kỳ quyền nào đối với tài sản đó; hoặc

Mua, sở hữu hoặc sử dụng tài sản.

Mật Báo

Một người (và không ảnh hưởng đến tính tổng quát của chủ thể báo cáo nói trên, các cán bộ, nhân viên hoặc đại lý của của chủ thể báo cáo đó) mà biết hoặc nghi ngờ rằng—

Một báo cáo giao dịch đáng ngờ hoặc chỉ đạo của FIU theo mục 48 đã hoặc có thể được thực hiện hoặc có thêm thông tin khác đã được cung cấp theo mục 48;

Mật báo [Ngày 6 tháng 3 năm 2020] Bản Bổ Sung Của Công Báo số 147  

Một chủ thể báo cáo có mối nghi ngờ liên quan đến một giao dịch theo mục đích của mục 48;

 Bất kỳ thông tin nào khác mà từ thông tin đó người được tiết lộ thông tin có thể một cách hợp lý để suy ra rằng đã có tồn tại một mối nghi ngờ hoặc một báo cáo giao dịch đáng ngờ đã được hoặc có thể được thực hiện;

Lệnh khám xét sẽ được ban hành hoặc đã được ban hành;

Một đơn yêu cầu sẽ được nộp, hoặc đã được nộp, theo Đạo Luật cho một đơn hàng sản xuất;

Đã có một cuộc điều tra được tiến hành liên quan đến các trường hợp làm phát sinh báo cáo giao dịch đáng ngờ, lệnh bảo đảm hoặc lệnh sản xuất; hoặc 

(g) đưa ra bất kỳ tiết lộ nào có thể hoặc có khả năng làm phương hại đến việc thực hiện lệnh, việc cung cấp tài liệu theo yêu cầu sản xuất, hoặc cuộc điều tra, là phạm tội và có thể bị kết án tù đến sáu tháng hoặc phạt tiền không quá 200.000 SCR hoặc vừa bị kết án tù tối đa 6 tháng vừa bị phạt tiền tối đa 200.000 SCr. 

Trong thủ tục tố tụng chống lại một người vì hành vi phạm tội của người đó theo mục này, nó sẽ là sự phản biện để chứng minh rằng người đó có thẩm quyền hợp pháp hoặc lý do hợp lý để tiết lộ.

 Tiểu mục (1) sẽ không áp dụng cho các tiết lộ được đưa thực hiện cho –

Một viên chức hoặc người lao động hoặc đại lý/đại diện của đơn vị báo cáo cho bất kỳ mục đích nào liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của người đó;

Một người hành nghề pháp lý, luật sư hoặc cố vấn pháp lý nhằm mục đích nhận được tư vấn pháp lý hoặc cam đoan bảo đảm liên quan đến vấn đề này; 148 Bổ Sung Cho Công Báo [ngày 6 tháng 3 năm 2020]

Cơ quan giám sát của đơn vị báo cáo nhằm mục đích thực hiện các chức năng của cơ quan giám sát.

Không người nào được nêu trong tiểu mục (3) (b) và thông tin được tiết lộ cho họ và tiểu mục này áp dụng cho người đó, được quyền tiết lộ thông tin đó cho người khác ngoại trừ người khác đó thuộc các trường hợp được đề cập đến trong tiểu mục đó, với mục đích – 

Việc thực hiện nhiệm vụ của mình; hoặc 

Nhận được ý kiến tư vấn pháp lý hoặc cam đoan bản đảm liên quan đến vụ việc.

(5) Không ai được đề cập trong tiểu mục (3) (c) mà thông tin được tiết lộ cho họ và tiểu mục này áp dụng cho người đó được tiết lộ thông tin ngoại trừ người được đề cập trong tiểu mục đó nhằm mục đích đưa ra tư vấn hoặc đưa ra các cam đoan liên quan đến vụ việc. 

Thủ Tục Lưu Trữ Hồ Sơ

Phòng Hành Chính/Bộ Phận Văn Phòng của công ty sẽ lưu trữ hồ sơ về:

1. Nội dung của các bằng chứng nhận dạng thu thập được đối với bất kỳ khách hàng nào, và  

2. Bản sao của bằng chứng đó, hoặc thông tin đủ để có thể lấy được bản sao ngay lập tức.

3. Tất cả các giao dịch và thư từ liên quan do công ty thực hiện.

4. Hồ sơ về toàn bộ các câu hỏi AML/CFT nhận được từ FIU và tất cả các báo cáo được gửi cho FIU theo điều 10 của Đạo Luật AML

5. Tất cả các tài liệu được thu thập và báo cáo được thực hiện trong suốt quá trình đăng ký khách hàng và giám sát các hoạt động đang diễn ra.

6. Các tài liệu thu được và các báo cáo được tạo lập trong suốt quá trình CDD.

7. Tất cả các hồ sơ phải được lưu giữ trong khoảng thời gian tối thiểu là bảy (7) năm kể từ ngày xảy ra sự kiện liên quan hoặc trong trường hợp mối quan hệ kinh doanh đang diễn ra, thời gian bảy (7) năm  sẽ được tính từ ngày sau khi mối quan hệ kinh doanh chấm dứt, ở dạng có thể truy cập ngay khi có yêu cầu.

Định Dạng Hồ Sơ

Phòng Hành Chính/Bộ Phận Văn Phòng sẽ lưu giữ các tài liệu/dữ liệu nêu trên, ngoài các tài liệu gốc hoặc bản sao có chứng thực của các tài liệu/dữ liệu này, dưới dạng bản cứng hoặc dưới các hình thức khác, chẳng hạn như hình thức điện tử, với điều kiện là Phòng Hành Chính/Bộ Phận Văn Phòng sẽ có thể truy xuất các tài liệu/dữ liệu liên quan mà không bị chậm trễ quá mức và xuất trình chúng bất cứ lúc nào, cho các cơ quan quản lý, sau khi có yêu cầu liên quan.

Công ty sẽ thiết lập một chính sách lưu trữ tài liệu/dữ liệu, và công ty sẽ đảm bảo rằng chính sách nói trên có tính đến  các yêu cầu của Luật.

Các tài liệu/dữ liệu thu có được phải ở dạng bản gốc hoặc bản sao có chứng thực. Trong trường hợp các tài liệu/dữ liệu được chứng thực là chính xác bởi một người khác không phải là công ty hoặc bởi người thứ ba được đề cập trong “Dựa vào Người Thứ Ba để Nhận Dạng Khách Hàng và Mục Đích Thẩm Định”, các tài liệu/dữ liệu đó phải được công chứng.

Các bản dịch chính xác phải được đính kèm trong trường hợp các tài liệu tại điểm (1) ở trên là bằng ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh.

Mỗi lần công ty tiến hành việc chấp nhận Khách Hàng mới, Phòng Hành Chính/Bộ Phận Văn Phòng sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo việc tuân thủ các quy định tại điểm (1) và (2) ở trên.

Nghĩa Vụ của Người Lao Động, Nghĩa Vụ Giáo Dục và Đào Tạo của Người Lao Động, Nhân viên cần nhận biết được:

Các nghĩa vụ theo luật định của chính công ty và của cá nhân họ và những hậu quả có thể xảy ra nếu không tuân thủ CDD và các yêu cầu lưu trữ hồ sơ theo đạo luật AML và đạo luật Phòng Chống khủng bố.

Bất kỳ nghĩa vụ theo luật định và quy định nào khác liên quan đến phòng chống rửa tiền và liên quan đến chính nhân viên theo đạo luật AML, đạo luật Phòng Chống khủng bố và các hành vi và quy định liên quan khác, và hậu quả có thể xảy ra khi vi phạm các nghĩa vụ này;

Các chính sách và thủ tục của công ty liên quan đến AML/CFT, bao gồm cả việc xác định và báo cáo giao dịch đáng ngờ.

Bất kỳ kỹ thuật, phương pháp và xu hướng mới và đang nổi nào trong ML/TF ở mức độ mà nhân viên cần phải biết để thực hiện các vai trò cụ thể của họ trong công ty liên quan đến AML/CFT.

 Chính Sách Giáo Dục và Đào Tạo

CRO phải đảm bảo rằng tất cả người lao động của mình nhận thức đầy đủ các nghĩa vụ pháp lý của họ theo Luật, bằng cách phổ biến một chương trình giáo dục và đào tạo hoàn chỉnh cho người lao động.

Thời gian và nội dung đào tạo cho người lao động thuộc các bộ phận khác nhau sẽ được quyết định theo nhu cầu của công ty. Tần suất đào tạo có thể thay đổi phụ thuộc vào các sửa đổi của các yêu cầu pháp lý và/hoặc quy định, nhiệm vụ của người lao động cũng như bất kỳ thay đổi nào khác trong hệ thống tài chính.

Chương trình đào tạo nhằm mục đích hướng dẫn người lao động của công ty về các phát triển mới nhất trong việc Phòng Chống Rửa Tiền và Tài Trợ Khủng Bố, bao gồm các phương pháp và xu hướng thực tế được sử dụng cho mục đích này.